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Nr. 395: Excel mit Word verknüpfen (Einzelwerte)

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In Excel haben Sie Berechnungen über mehrere Zwischenergebnisse bis zu einem Endergebnis angelegt. Nun wollen Sie gezielt einige der Werte nach Word übernehmen, wobei sich natürlich der Wert in Word automatisch aktualisieren sollte, sobald Sie eine Änderung in Excel vornehmen. Das geht mit wenigen Mausklicks:

  1. Markieren Sie die Zelle in Excel, deren Inhalt Sie mit einer Verknüpfung nach Word übernehmen möchten und wählen Sie das Menü Bearbeiten - Kopieren.
  2. Wechseln Sie nach Word und klicken Sie an die Textstelle, an der Sie den Zellinhalt aus Excel einfügen möchten.
  3. Wählen Sie das Menü Bearbeiten - Inhalte einfügen.
  4. Im nachfolgenden Dialogfeld markieren Sie in der Liste als den Eintrag Unformatierten Text, damit der eingefügte Zellinhalt die Formatierung an der aktuellen Textstelle in Word übernimmt.
  5. Aktivieren Sie dann die Option Verknüpfen (Word 97 und 2000) bzw. Verknüpfung einfügen (Word 2002/XP und 2003) und bestätigen Sie mit OK.

Word fügt daraufhin eine Feldfunktion des Typs VERKNÜPFUNG (Word 97) bzw. LINK (Word 2000, 2002/XP und 2003) ein und zeigt den aktuellen Zellinhalt aus der Excel-Tabelle an. Sobald sich das Ergebnis in Excel ändert, wird auch Ihr Word-Dokument angepasst, das also automatisch auf dem aktuellsten Stand ist, solange das Word-Dokument und die verknüpfte Excel-Arbeitsmappe gleichzeitig geöffnet sind.

Genau das können Sie aber natürlich später nicht immer sicherstellen. Wie sich Word in dieser Situation verhält, hängt von der Einstellung Automatische Verknüpfungen beim Öffnen aktuakisieren auf der Registerkarte Allgemein des Dialogfelds Extras - Optionen ab:
Ist die Option aktiviert (Standardeinstellung) liest Word beim öffnen des Dokumentes automatisch den aktuellen Zellinhalt aus der Excel-Arbeitsmappe aus. Ab Word 2000 erscheint vorher allerdings noch eine entsprechende Abfrage, die Sie mit JA beantworten müssen.
Ist die Option ausgeschaltet, sind Sie für die Aktualisierung verantwortlich. Beim Öffnen des Dokumentes können Sie also nicht sicher sein, dass der in Word angezeigte Wert dem aktuellen Ergebnis in Excel entspricht. Bei Bedarf können Sie die Zahl aber anklicken, und die Feldfunktion mit F9 aktualisieren.

Sollten Sie die automatische Aktualisierung ausschalten, ist es in jedem Fall ratsam, auf der Registerkarte Drucken von Extras - Optionen, das Kontrollkästchen Verknüpfungen aktualisieren einzuschalten. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass vor dem Ausdruck und der Weitergabe des Textes in jedem Fall der aktuellste Wert abgefragt wurde.

Eingestellt: 15.11.06 - Abrufe: 14.501