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Nr. 660: Beliebigen Text beliebig oft in Seriendokument verwenden

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Tipp getestet unter Word 2003, 2007, 2010.

Wenn Sie einen beliebigen, kurzen Text beliebig oft in einem Exemplar eines Seriendokuments verwenden wollen, greifen Sie einfach auf die ASK-Funktion zurück. Diese Funktion erzeugt eine verborgene Textmarke, auf die Sie mit der REF-Funktion Bezug nehmen können. So gehen Sie vor:

  • Erzeugen Sie ein Seriendokument.
  • Stellen Sie die Einfügemarke an die Textstelle des Seriendokuments, die die ASK-Funktion (unsichtbar) aufnehmen soll.
  • Unter Word XP/2003 klicken Sie im Menü Einfügen auf Feld. Unter Word 2007/10 klicken Sie im Register Einfügen auf Schnellbausteine - Feld.
  • Suchen Sie den Feldnamen ASK und klicken Sie darauf.
  • Im Bereich Feldeigenschaften tragen Sie unter Auffordern einen kurzen, markanten Text ein.
  • Vergeben Sie einen prägnanten Textmarkennamen.
  • Im Bereich Feldoptionen können Sie einen Standard-Eintrag für das Feld festlegen.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zum Verbinden des Textmarkentextes auffordern, um beim Start jedes Seriendruckvorgangs ein passenden Text eingeben zu können.
  • Mit OK abschließen.

Nun zum Einsatz der erzeugten Textmarke im Dokument:

  • Klicken Sie unter Word XP/2003 im Menü Einfügen auf Feld. Unter Word 2007/10 klicken Sie im Register Einfügen auf Schnellbausteine - Feld.
  • Suchen Sie den Feldnamen "Ref" und klicken Sie darauf.
  • Suchen Sie im Dialog unter Textmarkenname nach der im ASK-Feld vergebenen Textmarke und klicken Sie abschließend auf OK.
  • Wiederholen Sie den letzten Schritt an jeder Textstelle, an der der variable Text stehen soll.

Wenn Sie den Ausdruck in jedem Exemplar des Seriendokuments nur einmal benötigen, verwenden Sie die Funktion FILLIN. Diese Funktion finden Sie in Word XP/2003 auf der Symbolleiste Seriendruck im Listenfeld Bedingungsfeld einfügen, unter Word 2007/10 im Register Sendungen in der Liste Regeln. In beiden Fällen wählen Sie den Eintrag Eingeben…

Zusatztipp:
Wenn Sie die ASK- bzw. FILLIN-Funktion in einem Nicht-Seriendokument verwenden, markieren Sie das ganze Dokument (Strg + A) und lösen mit der Taste F9 eine Neuberechnung und damit eine erneute Aufforderung zum Festlegen der Textstelle aus.

Eingestellt: 25.03.08 - Abrufe: 8.127