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Nr. 659: Datenquelle ändern

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Tipp getestet unter Word 2003, 2007, 2010, 2013.

Gelegentlich müssen Sie einem Serienbrief eine andere Datenquelle zuweisen. Erfahrungsgemäß führt das immer wieder zu Problemen, die so weit gehen, dass das ganze Dokument neu erstellt wird. Das ist absolut nicht notwendig.

Um eine neue Datei mit den zu verbindenden Datensätzen einzubinden, gehen Sie so vor:

  1. Öffnen Sie das Seriendokument und schalten Sie bei Bedarf in Word 2003 die Symbolleiste Seriendruck ein (Rechtsklick auf ein beliebiges Symbol einer Symbolleiste und Seriendruck). Im Word 2007/10/13 gehen Sie einfach ins Register Sendungen.
  2. Zuweisen der neuen Datenquelle:
    • Word 2003: Klicken Sie in der Symbolleiste Seriendruck auf das Symbol Datenquelle öffnen ()
    • Word 2007/10/13: Klicken Sie auf Empfänger auswählen und dann auf Vorhandene Liste verwenden
  3. Im folgenden Dialog suchen Sie die neue Datenquelle aus und bestätigen sie mit Öffnen.
  4. Die neue Datenquelle ist ausgewählt. Eine separate Bestätigung erfolgt nicht.

Namen der Seriendruckfelder ändern

Das Zusatzproblem, dass in der neuen Datenquelle einzelne Spalten andere Namen haben, als sie im Seriendokument verwendet werden, ist ebenfalls leicht zu lösen:

Klicken Sie unter Word 2003 auf das Symbol Seriendruck-Vorschau, und Word startet ein Dialogfeld mit den jetzt ungültigen Seriendruckfeldern. Dort können Sie den/die Fehler bequem korrigieren.
Word 2007/10/13 startet dieses Dialogfeld automatisch beim Zuweisen einer neuen Datenquelle, wenn nicht alle bisherigen Feldnamen auch in der neuen Quelle gefunden werden.

Eingestellt: 18.03.08 - Update: 12.04.2013 - Abrufe: 32.502