Besonders bei Arbeitszeittabellen kommt es häufig vor, dass nicht erwünschte Zeiten (etwa außerhalb der zulässigen Arbeitszeit) eingegeben werden. Noch häufiger werden DAten eingegeben, die überhaupt keine Zeit repräsentieren (z.B. 13.10 statt 13:10). Mit einer Gültigkeitprüfung verhindern Sie, dass solche Eingaben überhaupt gemacht werden können:
- Markieren Sie die Tabellenzellen, in denen nur Zeiten erfasst werden dürfen.
- Weisen Sie das gewünschte Anzeigeformat zu, indem Sie mit einem Rechtsklick in die Markierung das Kontextmenü aufrufen und dort Zellen formatieren… wählen.
- Stellen Sie im Dialog in der Kategorie Uhrzeit das gewünschte Uhrzeit-Format ein und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
- Lassen Sie die Eingabezellen weiterhin markiert und wählen Sie unter Excel XP/2003 das Menü Daten - Gültigkeitaus, unter Excel 2007 gehen Sie ins Register Daten und klicken Dort in der Gruppe Datentools auf Datenüberprüfung.
- Auf der Registerkarte Einstellungen aktivieren Sie im Dropdown-Feld Zulassen den Listeneintrag Zeit.
- Das Dropdown-Feld Daten wird nun verfügbar. Behalten Sie die Einstellung zwischen bei. In die Felder Anfangszeit und Endzeit müssen Sie dann z.B. "0:00:00" bzw. "23:59:59" eingeben. Die Zeiten müssen immer inklusive Sekundenanteil eingetragen werden!
- Wechseln Sie zur Registerkarte Fehlermeldung. Dort wählen Sie im Dropdown-Feld Typ den Eintrag Stopp aus. Anschließend definieren Sie Titel und Fehlermeldung für das Dialogfenster, das bei einer falschen Eingabe erscheint.
- Bestätigen Sie die Einstellungen der Gültigkeitsprüfung mit OK.
Wenn Sie jetzt etwas anderes als Zeitwerte in die Zellen eingeben, erscheint eine Warnmeldung. Darin stehen zwei Schaltflächen zur Verfügung: Wiederholen erlaubt eine Korrektur und Abbrechen stellt den alten Inhalt der betreffenden Zelle wieder her.
Beachten Sie bei der Gültigkeitsprüfung, dass sie nur direkte Tastatureingaben überprüft. Wenn Sie fehlerhafte Werte über die Zwischenablage in die betreffende Zelle einfügen, schlägt die Gültigkeitsprüfung nicht an.
Tipp getestet unter Excel 2007
