Sie wollen bestimmte Textteile beim Erfassen automatisch formatieren, um so Zeit zu sparen und immer eine exakt gleiche Formatierung zu erreichen? Dieses Beispiel zeigt Ihnen wie Sie das recht einfach bewerkstelligen können:
Nehmen wir an, Ihre Firma "AllConsult GmbH" soll in allen Dokumenten bei jedem Vorkommen so dargestellt werden.
- Schriftart Arial Black,
- Farbe Dunkelblau und
- Breitenskalierung von 120%.
Was ist zu tun, um dieses Format einzustellen?
- "AllConsult GmbH"tippen und markieren.
- Menüband Register Start, Gruppe Schriftart suchen, die Dropdownliste Schriftart
öffnen und "Arial Black" einstellen.
- Anschließend öffnen Sie die Liste Farben
und wählen "Dunkelblau".
- Für die Skalierung…
- gehen Sie zum Menü Format - Zeichen (Word 2003) bzw. klicken Sie auf den winzigen Gruppenpfeil
in der rechten unteren Ecke der Gruppe Schriftart im Register Start (Word 2007/10/13) oder noch schneller in allen Programmversionen 
+ 
.
- Im Dialog ändern Sie im Register Erweitert die Skalierung auf 120% und schließen mit OK.
Es ist natürlich reine Zeitverschwendung, diesen umständlichen Vorgang jedesmal zu wiederholen. Einfacher geht es so:
- Formatieren Sie den Text einmalig wie oben beschrieben.
- Markieren Sie den Text. Achten Sie dabei auf Satzzeichen, Absätze und Zeilenumbrüche. Diese werden, sofern markiert, in die "Automatik" mit aufgenommen.
Menüband Register Datei - Optionen dann Dokumentprüfung und Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen… (abWord 2010) bzw. Office-Schaltfläche - Word-Optionen dann Dokumentprüfung und Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen… (Word 2007.- Im Dialog wird im Register AutoKorrektur im Textfeld Durch der markierte Text schon angezeigt. Sie haben nun Folgendes zu tun:
- Stellen Sie sicher, dass die Checkbox Während der Eingabe ersetzen aktiviert ist.
- Setzen Sie die Option Formatierten Text (neben Durch).
- Vergeben Sie im Feld Ersetzen ein Kürzel, das Sie verwenden wollen, um den formatierten Firmenwortlaut zu erzeugen. Achten Sie darauf, dass Sie keinen Begriff verwenden, den Sie auch sonst sinnvoll einsetzen könnten. Ich habe deshalb "$acg" gewählt.
- Schließen Sie mit OK ab.
Wann immer Sie jetzt das Kürzel eintippen und anschließend ein Leerzeichen oder ein Satzzeichen setzen, wandelt Word das Kürzel in den formatierten Text um.
Hinweis 1:
Wenn Sie zur Eingabe das Kürzel verwenden, den Text aber unformatiert benötigen, müssen Sie den umgewandelten Text nochmals markieren und mit + 
auf den Standard der Formatvorlage zurücksetzen.
Hinweis 2:
Erzeugen Sie nicht zu viele derartige AutoKorrektur-Einträge. Beschränken Sie sich auf 5 bis maximal 10, eben so viele, wie Sie sich leicht merken können. Weniger ist da mehr!
Tipp getestet unter Word 2007, 2010, 2013, 2016/19
