Sie haben eine Textdatei erhalten oder aus einer Datenbank exportiert, in der eine Tabelle mithilfe von Leerzeichen formatiert wurde? Die bündige Darstellung der Spalten wird dabei durch das Einfügen entsprechend vieler Leerzeichen am Ende der vorherigen Spalte erreicht. Sie wollen sich die manuelle Formatierarbeit zur Umwandlung in eine Word-Tabelle ersparen? Ein schwieriges Unterfangen.

Die Anzahl der Leerzeichen ist in jeder Spalte und Zeile unterschiedlich, sodass die Standardfunktionen von Word zur Umwandlung in eine Tabelle nicht weiterhelfen. Der MenübefehlTabelle - Umwandeln - Text in Tabelle (Word 2003) bzw. Menüband Register Einfügen - Tabelle - Text in Tabelle umwandeln…, versagt, weil kein eindeutiges Trennzeichen zwischen den Spalten vorhanden ist. Auch das Ersetzen der Leerzeichen durch Tabulatoren ist nicht ohne weiteres möglich, weil die Anzahl der Leerzeichen immer unterschiedlich ist. Hier ist die Lösung:

1. Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Dokuments.
2. Öffnen Sie den Suchen-Ersetzen-Dialog:
   • Bis Word 2003: Wählen Sie das Menü Bearbeiten - Ersetzen.
   • Word 2007/10/13: Menüband Register Start, dort ganz rechts auf Ersetzen klicken.
   Geben Sie in das Feld Suchen nach ein Leerzeichen und dann die folgende Zeichenkette ein: "_{2;}" (ohne Anführungszeichen, statt "_" nehmen Sie das Leerzeichen).
3. Damit erreichen Sie, dass nicht nach einer festen Anzahl von Zeichen, sondern nach allen Zeichenketten mit zwei oder mehr Leerzeichen gesucht wird.
4. Wechseln Sie in das Feld Ersetzen durch und geben Sie "^t" als Platzhalter für einen Tabulator ein.
5. Klicken Sie im Dialogfenster auf Erweitern.
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Platzhalterzeichen verwenden bzw. Mit Mustervergleich in älteren Word-Versionen und klicken Sie auf Alle ersetzen. Word ersetzt alle Mehrfach-Leerzeichen durch einen Tabulatorschritt.
7. Schließen Sie das Dialogfenster.
8. Anschließend erzeugen Sie eine Tabelle:
   • Bis Word 2003: Menü "Tabelle - Umwandeln - Text in Tabelle"
   • Word 2007/10/13:Text, der zur Tabelle werden soll, markieren und dann im Menüband auf Register Einfügen - Tabelle - Text in Tabelle umwandeln… klicken.

Tipp getestet unter Word 2003, 2007, 2010, 2013