Mit jedem neuen Element wird Ihr Outlook-Postfach größer. Zum Verwalten des Speicherplatzes in Ihrem Postfach können Sie die alten, zwar wichtigen, aber selten verwendeten Elemente an einen Archivspeicherort verschieben. Das gilt nicht nur für E-Mals sondern auch für Kalendereinträge usw. Die AutoArchivierung automatisiert diesen Speichervorgang. Sie können jedoch die meisten Standardeinstellungen anpassen.
Die Standardeinstellungen für die AutoArchivierung
Die AutoArchivierung
- verschiebt Elemente aus ihrem ursprünglichen Speicherort in Outlook in einen Archivordner, sobald sie das Ende ihrer Ablaufzeit erreichen,
- löscht (mit einer anderen Option) Elemente, sobald diese abgelaufen sind. Diese Elemente werden nicht archiviert.
AutoArchivierung aktivieren/deaktivieren
Bei der ersten Ausführung von Outlook wird die AutoArchivierung standardmäßig aktiviert und alle 14 Tage ausgeführt. Sie können
- das Intervall für die AutoArchivierung ändern,
- die Outlook-Datendatei (PST) angeben, in der die archivierten Elemente gespeichert werden.
- bestimmen, wann Elemente in Ihren Outlook-Ordnern archiviert werden sollen.
So ändern Sie diese Voreinstellungen:
- OL 2010/13: Menüband Register Datei, dann Optionen.
OL 2003/07: Menü Extras - Optionen
- OL 2010/13: Register Erweitert unter AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung klicken.
OL 2003/07: Register Weitere, AutoArchivierung
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage . Geben Sie die Anzahl der Tage an.
- Stellen Sie weiter ein:
- Beginn: Checkbox AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen (oder vollautomatisch).
- Bestimmen Sie die "aktive Lebensdauer" der Elemente (Elemente löschen, wenn älter als).
- Mit Alte Elemente verschieben nach können Sie einen anderen Archivordner festlegen. Sie können aber auch die Option Alte Elemente endgültig löschen wählen. Die gewählte einstellung wird dann immer verwendet.
- Die Schaltfläche Einstellungen auf alle Ordner anwenden hebtg eventuell schon festgelegte abweichende Definitionen für einzelne Ordner wieder auf.
- 2x mit OK bestätigen.
AutoArchivierung für einzelne Ordner festlegen
Bei Bedarf können Sie sämtliche Einstellungen der AutoArchivierung für bestimmte Ordner abweichend von der Standardeinstellung festlegen:
- Klicken Sie in der Ordnerliste im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie ändern wollen.
- Klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.
- Wählen Sieim Register AutoArchivierung die gewünschten Optionen aus.
- Bestätigen Sie mit OK.
Tipp getestet unter Outlook 2003, 2007, 2010, 2013