Outlook - E-Mail-Tipps - Tipp Nr. 1275

Aufgabenfolgen mit QuickSteps automatisieren

Tipp getestet unter Outlook 2010, 2013;

Speziell bei Outlook-Mails wiederholen sich Tätigkeiten und ganze Tätigkeitsfolgen immer wieder. Ab Outlook 2010 ist es nicht mehr notwendig, diese Mausklicks und Tastenkombinationen jedesmal auszuführen. Definieren Sie einfach QuckSteps!

  1. Gehen Sie im Navigationsbereich zu einem E-Mail-Ordner.
  2. Den Katalog QuickSteps finden Sie im Menüband im Register Start gleich rechts neben der Gruppe Antworten.
  3. Einige QuickSteps sind hier bereits vordefiniert.
  4. Zum Erstellen eines QuickSteps klicken Sie auf den Pfeil am unteren Ende der Bildlaufleiste des QuickSteps-Katalogs, führen die Maus über die Option Neuer QuickStep und klicken auf Benutzderdefiniert….
    Alternativ können Sie auch - wenn sichtbar - gleich im Katalog auf die Schaltfläche Neu erstellen klicken.
  5. Geben Sie dem neuen QuickStep einen Namen.
  6. Klicken Sie auf den Pfeil am Ende des Kombinationsfeldes "Aktion auswählen".
  7. Wählen Sie eine Aktion aus, die beim Klick auf den QuickStep automatisch ausgeführt werden soll (z.B. "Als gelesen markieren").
  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion hinzufügen und wiederholen Sie 6. für eine andere Aktion.
  9. So können Sie beliebig viele Aktionen in den QuickStep "verpacken" (z.B. einen Termin erzeugen, in einen Ordner verschieben, Mail weiterleiten, beantworten oder kennzeichnen).
  10. Wenn Sie planen, einen QuickStep häufig zu verwenden, können Sie in diesem Dialog auch eine Tastenkombination festlegen.
  11. Abschließend klicken Sie auf Fertig stellen.

Um einen QuickStep nachträglich zu ändern…

  1. klicken Sie wieder auf den Pfeil am unteren Ende der Bildlaufleiste des QuickSteps-Katalogs und dann auf QuickStepps verwalten.
  2. Wählen Sie im Dialog in der Liste QuickStep den zu bearbeitenden Eintrag aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
  3. Fügen Sie nun weitere Aktionen hinzu oder löschen Sie Aktionen, die nicht mehr ausgeführt werden sollen ().

Wollen Sie die Reihenfolge der QuickSteps ändern, verwenden Sie im Dialog QuickSteps verwalten die Schaltflächen und .