Excel - Datenverwaltung und -bearbeitung - Tipp Nr. 745

Dubletten farbig hervorheben

Tipp getestet unter Excel 2003, 2007, 2010, 2013;

Im Direct Marketing Bereich lässt es sich nicht immer ausschließen, dass Kunden doppelt erfasst sind. Um sie nicht zu verärgern und natürlich um Porto- und Produktionskosten nicht sinnlos zu verschleudern, möchte ich die Personen natürlich nur einmal anschreiben oder zB zwei im Haushalt lebende Personen nur einmal adressieren.

Voraussetzungen

• Die Dublettenbereinigung kann nur aneinander liegende Spalten zB F (PLZ) G (Straße+Hausnr) und H (Nachname) erfassen.
• Excel tut sich leichter, wenn alle Datensätze in der vorliegenden Liste nach diesen Spalten sortiert sind. (alles markieren, dann Start - Bearbeiten - Sortieren und Filtern [Excel 2007/10/13] bzw. Menü Daten - Sortieren… [Excel 2003].)

Dubletten hervorheben

1. Alle Datensätze markieren, Formatierung gelbe Füllfarbe herstellen.
2. Dann Daten - Sortieren und Filtern - Erweitert (Excel 2007/10/13) bzw. Daten - Filter - Spezialfilter (Excel 2003).
3. Liste an gleicher Stelle filtern aktivieren.
4. Listenbereich bei Bedarf anpassen.
5. Kriterienbereich bleibt leer.
6. Keine Duplikate anhaken und OK. Sind die Zeilennummern links nun plötzlich "blau" eingefärbt, dann gibt’s Dubletten.
7. Für die jetzt sichtbaren Datensätze ändern Sie Sie die Füll- oder Textfarbe.
8. Jetzt heben Sie die Filterung wieder auf.
9. Filter aufheben: Daten - Sortieren und Filtern - Löschen (Excel 2007/10/13) bzw. Daten - Filter - Alle Anzeigen (Excel 2003) .
10. Fertig - alle Dubletten sind nun farbig hervorgehoben!

Wie Sie Dubletten einfach löschen können, erfahren Sie hier.