Excel - Datenverwaltung und -bearbeitung - Tipp Nr. 751

Tabellen vergleichen

Tipp getestet unter Excel 2007, 2010;

Angenommen, Sie wollen Ihren Artikelstamm ergänzen. Eine Tabelle enthält die Stammdaten der bestehenden Artikel (ARTIKELSTAMM), eine andere die der neuen (NEU). Ehe Sie die neuen Artkel aber einfach anfügen, wollen Sie prüfen, ob nicht das eine oder andere Produkt schon in der bestehenden Liste enthalten ist. Haben Sie in beiden Tabellen eine eindeutige Spalte, d.h., jeder Eintrag ist einzigartig, ist der Vergleich nicht allzu schwierig:

• In der Tabelle mit den neuen Artikeln prüfen Sie für jede Zeile, ob die Artikelnummer schon im Artikelstamm vorhanden ist:
  1. Markieren Sie die Spalte mit der Artikelnummer (angenommen A) im bestehenden ARTIKELSTAMM.
  2. Tippen Sie in das Namensfeld der Tabelle einen aussagekräftigen Namen (z.B. "Prüfe").
     Das Namensfeld befindet sich ganz links in der Bearbeitungszeile und enthält die Adresse der aktiven Zelle (z.B. A1).
  3. Stellen Sie sich in der Tabelle NEU in die 1. Zeile der ersten freie Spalte (angenommen H1) und tippen Sie einen Spaltennanmen ein (z.B. "Vergl".
  4. Stellen Sie sich in die Zelle darunter (H2).
  5. Unter Excel XP/2003 geben Sie folgende Formel ein:
     =WENN(ISTNV(VERGLEICH(A2;Prüfe;0));"neu";VERGLEICH(A2;Prüfe;0))
     Unter Excel 2007 ist es etwas einfacher:
     =WENNFEHLER(VERGLEICH(A2;Prüfe;0);"neu")
  6. Kopieren Sie diese Formel in alle Zeilen der Tabelle NEU.
  7. Ergebnis: Angezeigt wird jetzt die Zeilennummer der Übereinstimmung in der Tabelle ARTIKELSTAMM bzw. das Wort "neu", wenn das Produkt tatsächlich noch nicht vorhanden ist.
• Jetzt ordnen Sie die Tabelle NEU so, dass die neuen Artikel oben stehen und kopieren Sie alle "Neuen" in den ARTIKELSTAMM:
  1. Wenn die Artikelnummer numerisch sind, oder zumindest mit einer Ziffer beginnen, stellen Sie sich nur in die Spalte Vergl (H).
     Sollten Ihre Artikelnummern auch mit Buchstaben beginnen, verwenden Sie in der obigen Formel statt "neu" einfach "$neu".
  2. Achten Sie darauf, keinen bereich zu markieren, sondern nur in einer Zelle zu stehen.
  3. Klicken Sie auf das Sortieren Z-A Symbol (absteigend).
  4. Kopieren Sie die Zeilen, die in der Vergl-Spalte "neu" enthalten (sie stehen brav untereinander) in den bestehenden Artikelstamm.