Excel - Datenverwaltung und -bearbeitung - Tipp Nr. 83

Gruppierte Teilergebnisse

Tipp getestet unter Excel 2007, 2010, 2013, 2013;

Umfangreiche Tabellen sollen nach einem Kriterium sortiert und Teilergebnisse gebildet werden: Excel bietet genau dafür eine noch viel zu selten genutzte Funktion an:

  1. Klicken Sie in der Spalte, nach der Sie die Teilergebnisse gruppieren wollen, in eine beliebige Zelle der Excel-Tabelle. Wir nehmen an, es handelt sich um ein Rechnungsjournal.
  2. Menüband Daten, Gruppe Sortieren und Filtern - Sortieren A bis Z. Damit sortieren Sie die Liste nach dieser Spalte (z.B. "Kundennummer").
  3. Rufen Sie im Menüband im Register Daten in der Gruppe Gliederung - Teilergebnis auf .
  4. Markieren Sie das benötigte Feld in der Liste Gruppieren nach.
  5. Unter Verwendung von: Hier legen Sie z.B. Summe fest, wenn es sich um die Rechnungsbeträge handelt.
  6. Entscheiden Sie nun, welche Felder sie berechnen wollen:
    Teilergebnis addieren zu.
  7. Vorhandene Teilergebnisse ersetzen und Ergebnisse unterhalb der Daten anzeigen sollte eingeschaltet sein.
  8. OK und Excel erstellt die gewünschte Auswertung.

Wenn Sie im Dialog das Kontrollkästchen Seitenwechsel zwischen Gruppen aktivieren, haben Sie jeden Kunden auf einer eigenen Seite stehen.

Um die Spaltenüberschriften auf jeder Seite des Ausdrucks zu drucken, gehen Sie ins Menü Datei - Seite einrichten. Im folgenden Dialog klicken Sie im Register Tabelle in das Feld Wiederholungszeilen und anschließend im Hintergrund in der Tabelle auf den Zeilenkopf (Zeilennummer) der Zeile, die die Spaltenüberschriften enthält.