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Tipp 1703: Excel-Daten verknüpfen und aktualisieren

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Regelmäßige PowerPoint-Berichte enthalten häufig Excel-Daten oder -Diagramme, die aktuell gehalten werden müssen. Wenn Sie sich das jedesmal notwendige manuelle Bearbeiten ersparen wollen, gibt es eine Lösung: Eine Verknüpfung hält Ihre Daten stets aktuell, solange die Quelltabelle aktualisiert und im ursprünglichen Ordner noch vorhanden ist:

Vorbereitung von Excel-Tabellen

Für die Verknüpfung von Tabellendataten ist allerdings etwas Vorbereitung in der Excel-Mappe angeraten, damit PowerPoint die Daten auch ansehnlich darstellen kann:

  • Gitternetzlinien ausblenden: Excel-Menüband Register Ansicht, Checkbox Gitternetzlinien deaktivieren.
  • Alle in der Präsentation gewünschten Rahmenlinien einstellen: Menüband Start, Gruppe Schriftart, Katalog Rahmen
  • Der Schriftgrad sollte auf mindestens 16, besser 18 pt eingestellt sein.

Erstes Blatt einer Excel-Mappe verknüpfen

Wenn Sie das erste (oder einzige) Blatt eine Excel-Mappe vollständig als Verknüpfung auf einer PowerPoint-Folie zeigen wollen, führen Sie in PowerPoint folgende Schritte aus:

  1. Menüband Register Einfügen, Gruppe Text - Objekt.
  2. Im Dialog wählen zuerst Sie dann die Option Aus Datei erstellen und dann mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen die Excel-Mappe aus.
  3. Aktivieren Sie die Checkbox Verknüpfung.
  4. Schließen Sie die Verknüpfung mit OK ab.
  5. Bringen Sie das verknüpfte Excel-Objekt auf der Folie an die gewünschten Position (am Rahmen anfassen und verschieben) und mit den "Anfasserpunkten" in den Ecken in die gewünschte Größe.

Beliebigen Excel-Bereich verknüpfen

Wenn es gilt, einen bestimmten Bereich einer größeren Excel-Mappe oder ein Diagrammobjekt auf einer Folie zu verknüpfen, wird es etwas aufwendiger:

  1. Markieren Sie in Excel den Bereich (oder das Diagramm), den Sie auf Ihre Folie verknüpfen wollen.
  2. + (= kopieren).
  3. Wechsel zur PowerPoint-Folie.
  4. Menüband Register Start, Gruppe Zwischenablage, Dropdownpfeil unterhalb von Einfügen und dann Inhalte einfügen… wählen.
  5. Im Dialog aktivieren Sie die Option Verknüpfung einfügen und schließen mit OK ab.
  6. Weiter mit Punkt 5 aus "Erstes Blatt einer Excel-Mappe verknüpfen".

Aktualisiserung

  • Sind Excel- und PowerPoint-Datei geöffnet, erfolgt die Aktualisierung vollautomatisch.
  • Öffnen Sie die Präsentation bei geschlossener Excel-Mappe, warnt ein PowerPoint-Dialog vor einem "potenziellen Sicherheitsrisiko", was Sie getrost ignorieren können, wenn Sie die gesuchte Excel-Quelle kennen.
    Klicken Sie einfach auf die Schalftfläche Verknüpfung aktualisieren.
  • Findet PowerPoint die Excel-Quellmappe nicht, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen, werden die zuletzt verwendeten Daten erneut angezeigt.

Tipp getestet unter PowerPoint 2007, 2010, 2013, 2016/19

Eingestellt: 30.11.13 - Update: 01.06.2017 - Abrufe: 122.001 
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