Outlook kann, wie fast alle E-Mail-Browser, in neuen Nachrichten schon Grußformel, Unterschrift, Telefonnummer, Homepage usw., die so genannte Signtur eben, enthalten. Sie als Absender können nichts vergessen und die Empfänger sind immer gleich im Bild.

Und so geht das:

Outlook 2003/07

1. Menü Extras - Optionen.
2. Weiter geht es im Dialog-Register E-Mail-Format mit Klick auf Signaturen.
3. Im Dialog auf Neu klicken und einen Signatur-Namen eintippen. Dann Weiter.
4. Jetzt erfassen Sie Ihren Signaturtext (Outlook 2003). Wie es in Outlook 2007 weiter geht finden Sie bei Outlook 2010 ab Punkt 6.
5. Mit dem Button Erweitertes Bearbeiten können Sie zusätzlich einen Editor starten, der Ihnen html-Eingaben (Zz.B. einen Link) erlaubt.
6. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen und dann OK.
7. Jetzt können Sie (bei mehreren erstellten Signaturen) noch festlegen, welche Signatur für Nachrichten und welche Für Antworten und Weiterleitungen zuständig sein soll.
8. Nochmals OK und fertig.

Outlook 2010

1. Menüband Register Datei öffnet die Backstage-Ansicht.
2. Dort klicken sie auf Optionen und im nächsten Schritt auf E-Mail.
3. Im rechten Bereich klicken Sie im Abschnitt Nachrichten verfassen auf die Schaltfläche Signaturen.
4. Im folgenden Dialog gehen Sie zum Register E-Mail-Signaturen.
5. Dort klicken Sie auf Neu und geben dann der Signatur einen Namen.
6. Jetzt geben Sie im Bereich Signatur bearbeiten den Text ein und formatieren ihn bei Bedarf mit den angebotenen Werkzeugen.
7. Mit der Schaltfläche Grafik einfügen können Sie auch ein Bild einbinden.
8. Wenn Sie einen Link (z.B. zu Ihrer Website) einfügen wollen, klicken Sie auf den Button Hyperlink einfügen .
9. Wenn Sie mehrere Signaturen erstellen (z.B. Deutsch und Englisch), legen Sie im Bereich Standardsignaturen auswählen eine Signatur für Neue Nachrichten und möglicherweise eine andere (oder keine) für Antworten/Weiterleitungen fest.
10. Mit OK bestätigen Sie Ihre Einstellungen.

Tipp getestet unter Outlook 2003, 2007, 2010, 2013