Mit Outlook können Sie Grußformel, Unterschrift, Telefonnummer, Homepage usw., die so genannte Signtur eben, für neue Nachrichten schon fix vorgeben. Das spart eine Menge Tipparbeit und geht so:

1. Menüband Register Datei öffnet die Backstage-Ansicht.
2. Dort klicken sie auf Optionen und im nächsten Schritt auf E-Mail.
3. Im rechten Bereich klicken Sie im Abschnitt Nachrichten verfassen auf die Schaltfläche Signaturen.
4. Im folgenden Dialog gehen Sie zum Register E-Mail-Signaturen.
5. Dort klicken Sie auf Neu und geben dann der Signatur einen Namen.
6. Jetzt geben Sie im Bereich Signatur bearbeiten den Text ein und formatieren ihn bei Bedarf mit den angebotenen Werkzeugen.
7. Mit der Schaltfläche Grafik einfügen können Sie auch ein Bild einbinden.Auch eine darf eingebunden werden (siehe: Visitenkarte im Outlook-Kontakte Format mitsenden).
8. Wenn Sie einen Link (z.B. zu Ihrer Website) einfügen wollen, klicken Sie auf den Button Hyperlink einfügen .
9. Wenn Sie mehrere Signaturen erstellen (z.B. Deutsch und Englisch), legen Sie im Bereich Standardsignaturen auswählen eine Signatur für Neue Nachrichten und möglicherweise eine andere (oder keine) für Antworten/Weiterleitungen fest.
10. Mit OK bestätigen Sie Ihre Einstellungen.

Tipp getestet unter Outlook 2010, 2013, 2016/19