Verwenden Sie den Abwesenheits-Assistenten, um den Absendern von an Sie gerichteten E-Mails sofort zu antworten, obwohl Sie nicht vor Ihrem PC sitzen Dabei kann es sich natürlich nur um eine vorgefertigte Standard-Antwort handeln:

Outlook mit Exchange Server

1. Menüband Register Datei - Automatische Antworten.
2. Wählen Sie Automatische Antworten senden aus.
3. Erstellen Sie unter Nur in diesem Zeitraum senden einen Zeitplan. Ohne diesen wird die Abwesenheitsnotiz gesandt, bis Sie die Checkbox Keine automatischen Antworten senden aktivieren.
4. Geben Sie auf der Registerkarte Innerhalb meiner Organisation die während Ihrer Abwesenheit an Teammitglieder oder Kollegen zu sendende Antwort ein.
5. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Außerhalb meiner Organisation die Checkbox Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden, und geben Sie dann die Antwort ein, die während Ihrer Abwesenheit gesendet werden soll.

Outlook ohne Exchange Server

Da werden Antworten nur gesandt, wenn Outlook aktuell ausgeführt wird!

1. Erstellen einer Nachrichtenvorlage:
   1. Menüband Register Start der Gruppe Neu - Neue E-Mail.
   2. Tippen Sie die Nachricht ein, die als automatische Antwort versandt werden soll (mit Betreff).
   3. Im Nachrichtenfenster klicken Sie auf das Register Datei und dann auf Speichern unter.
   4. Wählen Sie den Dateityp "Outlook-Vorlage (*.oft)".
   5. Geben Sie einen Dateinamen für die Nachrichtenvorlage ein. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
2. Erstellen einer Regel für das automatische Antworten:
   1. Menüband Register Start, Gruppe Verschieben - Regeln und dann auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
   2. Klicken Sie im Dialog Regeln und Benachrichtigungen auf Neue Regel.
   3. Klicken Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen auf Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Dann Weiter.
   4. Aktivieren Sie unter Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen? alle gewünschten Kriterien. Dann Weiter. Normalerweise brauchen Sie hier keine Elemente auszuwählen.
   5. Aktivieren Sie unter Was soll mit dieser Nachricht passieren? das Kontrollkästchen diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten.
   6. Klicken Sie unter 2. Schritt: … auf einer bestimmten Vorlage.
   7. Klicken Sie im Dialogfeld Antwortvorlage auswählen im Feld Suchen in auf Vorlagen im Dateisystem.
   8. Wählen Sie die im vorherigen Abschnitt erstellte Vorlage aus, und klicken Sie dann auf Öffnen … und Weiter.
   9. Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen für Ausnahmen von der Regel für das automatische Antworten. Normalerweise werden keine Ausnahmen hinzugefügt … und Weiter.
   10. Geben Sie unter 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen für die Regel für das automatische Antworten ein. Klicken Sie dann auf Fertig stellen.

Da Ihr PC häufig abgeschaltet sein wird, macht es wenig Sinn, mit einer Regel eine automatische Antwort zu generieren. In diesem Fall ist es besser, die Abwesenheitsmeldung beim externen E-Mail-Server zu hinterlegen. Das funktioniert bei jedem Anbieter anders. Hier zum Beispiel bei GMX:

1. Melden Sie sich bei GMX an.
2. E-Mail - Optionen - Abwesenheit.
3. Im folgenden Formular legen Sie den Status (aktiv oder inaktiv) fest.
4. Dann tippen Sie den Abwesenheitstext.
5. Abschließend können Sie noch ein Enddatum eingeben, zu dem die Abwesenheitsmeldung automatisch deaktiviert wird.
6. Klicken Sie auf übernehmen.

Tipp getestet unter Outlook 2010, 2013, 2016/19