Dokumentvorlagen dienen dazu, häufig wiederkehrende Dokumente (Briefe, Faxe, Notizen usw.) so vorzubereiten, dass sich der Formatierungsaufwand beim Schreiben auf ein Minimum beschränkt und ihr Aussehen CI-gerecht (einheitlich) ist.

Mit Dokumentvorlagen schaffen Sie sich eine spezifische Arbeitsumgebung mit Werkzeugen zur Erledigung bestimmter Aufgaben. Eine perfekte Dokumentvorlage enthält:

• Formatvorlagen,
• Standardtext,
• AutoText-Elemente,
• Makros,
• eigene Tastenkürzel,
• Textfelder für Adressen und andere fixe Positionen usw. usf.

Die Dokumentvorlage NORMAL

Eine Dokumentvorlage ist immer da!

Wenn Sie das alles nicht interessiert und Sie meinen, einfach ohne Vorlage arbeiten zu können, muss ich Sie enttäuschen. Wenn Sie nichts anderes anordnen, öffnet Word jedes neue Dokument mit der globalen Vorlage "NORMAL.DOT" (Word 2003) bzw. "NORMAL.DOTX" oder "NORMAL.DOTM" (Word 2007/10).

Basis für eine neue Dokumentvorlage

Wenn Sie z.B. eine Dokumentvorlage "FAX" erstellen wollen, haben Sie drei Möglichkeiten:

1. Ändern Sie eine bestehende Vorlage (z.B. "BRIEF") ab und speichern Sie sie unter dem neuen Vorlagen-Namen.
2. Machen Sie ein gespeichertes Dokument zur neuen Vorlage.
3. Erstellen Sie eine völlig neue Vorlage.

So erstellen Sie die neue Dokumentvorlage

Beispielhaft erstellen wir aus einem bestehenden Dokument die Vorlage "FAX" mit der Endung ".DOT" (Word 2003, bzw. ".DOTX" (Word 2007/10).

1. Öffnen Sie das gespeicherte Dokument, das alle Elemente der zukünftigen Vorlage enthält.
2. Entfernen Sie allen Text, der in der Vorlage nicht aufscheinen soll. Fixe Textteile (z.B. Absenderadresse, Grußformel) belassen Sie im Dokument.
3. Und jetzt speichern.…
   • Word 2003: Menü Datei- Speichern unter…,
   • Word 2007: Office-Schaltfläche - Speichern unter,
   • Word 2010: Menüband Register Datei - Speichern unter.
   • Shortcut: In allen Word-Versionen geht es mit der Taste schneller.
4. Im Ordnerauswahlfeld Speichern in stellen Sie Ihren Vorlagenpfad ein (siehe Tipp Wo sind meine Dokumentvorlagen gespeichert?).
5. Im Dropdownfeld Dateityp ändern Sie die Einstellung auf "Word-Vorlage". Unter Word 2007/10 müssen Sie noch unterscheiden: ohne (".DOTX") oder mit (".DOTM") Makro.
6. Ins Feld Dateiname tragen Sie z.B. "FAX" ein.
7. Abschließend klicken Sie auf Speichern.

Und wie erzeugen Sie ein Dokument auf Basis der neuen Vorlage?

Ganz einfach:

• Word 2003:
  1. Menü Datei - Neu.
  2. In der Aufgabenleiste (rechts) gehen Sie zum Bereich Vorlagen.
  3. Klicken Sie dort auf Vorlagen auf meinem Computer.…
  4. Im Dialog markieren Sie dann die gewünschte Vorlage und öffnen sie mit OK.
• Word 2007/10:
  1. Menüband Datei (bzw. Office-Schaltfläche ) - Neu.
  2. Meine Vorlagen.
  3. Die gewünschte Dokumentvorlage anklicken, dann OK.

Tipp getestet unter Word 2003, 2007, 2010, 2013