Wenn Sie mit Hilfe unserer Tipps Indexeintrag erstellen und Index erzeugen das Handwerk des Indizierens erlernt haben, können Sie sich an die Krönung der Indexerei, die Konkordanzdatei, wagen. Mit ihrer Hilfe können sie punktgenau festlegen, welche Einträge in Ihrem Index erscheinen sollen.
Eine solche Konkordanzdatei ist eine einfache zweispaltige Tabelle. Dabei kommen
- in die erste Spalte die Begriffe, die Word im Dokument, das indiziert werden soll, finden soll und
- in die zweite Spalte die zugehörigen Anzeigen im Index (Beispiel siehe weiter unten).
Erstellen Sie die Konkordanzdatei
- Am Einfachsten erstellen Sie eine Konkordanzdatei, wenn Sie das Dokument, für das Sie einen Index erstellen möchten und die Konkordanzdatei nebeneinander anzeigen lassen.
- Kopieren Sie nun einen zu indizierenden Begriff in die erste Spalte der Konkordanzdatei.
- Mit der
-Taste wechseln Sie in die zweite Spalte.
- Dort geben Sie den gewünschten Indexeintrag (so wie er im Index erscheinen soll, das kann vom Begriff im Dokument durchaus abweichen) ein.
Wenn Sie einen Untereintrag erstellen wollen, geben Sie den Haupteintrag gefolgt von einen Doppelpunkt (:) und dem Untereintrag ein.
- Erzeugen Sie (wenn Sie am Tabellende stehen) mit der -Taste eine neue Tabellenzeile.
- Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5 für alle Begriffe, die im Indexverzeichnis aufscheinen sollen.
Beachten Sie, dass für einen vollständigen Index alle vorkommenden Wortformen in die Konkordanzdatei aufgenommen werden müssen (z.B. Einzahl, Mehrzahl).
- Wahrscheinlich erleichtert es Ihre Arbeit, wenn Sie die Konkordanzdatei zwischendurch immer wieder mal sortieren:
- In die erste Spalte der Konkordanzdatei klicken (aber nichts markieren).
- Im Menüband in den Tabellentools zum Register Layout gehen und dort auf Sortieren klicken.
Beispiel einer (minimalen) Konkordanzdatei:
Indexeinträge mit der Konkordanzdatei automatisch festlegen
Ist die Konkordanzdatei erstellt, ist das Erstellen der Indexeinträge wesentlich einfacher zu bewerkstelligen, als in unserem Tipp Indexeintrag erstellen beschrieben:
- Öffnen Sie das zu indizierende Dokument.
- Menüband Register Verweise, Gruppe Index - Index einfügen
- Im Dialog klicken Sie im Register Index auf
.
- In nächsten Schritt verweisen Sie auf die von Ihnen erstellte Konkordanzdatei und klicken auf Öffnen.
- Word legt nun automatisch alle Indexeinträge im Dokument fest.
Index erstellen
Der letzte Schritt ist dann ein Kinderspiel. Die Anweisung finden Sie im Tipp Index erzeugen.
Tipp getestet unter Word 2007, 2010, 2013, 2016/19
