Es ist eine tolle Sache, wenn Sie mit dem Menüpunkt Änderungen nachverfolgen aus dem Menü Extras (Word 2003) die Änderungen, die Sie selbst oder andere BearbeiterInnen vorgenommen haben, detailliert sehen. Aber "Was tun damit?" und vor allem "Welche Änderungen kann jemand, der ein Word Dokument von mir erhält noch sehen?"

Hier die Antworten auf diese Fragen (Was sich ab Word 2007 geändert hat, finden Sie am Ende dieses Tipps):

1. Schalten Sie wie oben beschrieben die Überarbeiten-Symbolleiste ein. (Auf der Statusleiste im unteren Bildschirmbereich erscheinen die Buchstaben ÄND).
2. Streichen Sie mit der Maus über die einzelnen Symbole. Die dabei erscheinenden Quickinfos (gelber Hintergrund) benennen die Symbole.
3. Um Änderungen bereits während des Änderns als solche kenntlich zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen verfolgen. (Ein erneuter Klick auf den Button schaltet die Anzeige während der Änderungen wieder aus).
4. Wenn es bereits Änderungen im Dokument gibt, können Sie diese mit der Combobox Anzeige für Überarbeitung auf 4 verschiedene Arten darstellen:
   Endgültige Version enthält Markups (letzte Version mit Anzeige aller Änderungen),
   Endgültig (letzte Version ohne Anzeige der Änderungen),
   Originalversion enthält Markups (Erstversion  mit Anzeige aller Änderungen),
   Original (Erstversion ohne Anzeige der Änderungen).
5. Mit den Schaltflächen Zurück und Weiter navigieren Sie durch die Änderungen, wobei jeweils eine Änderung aktiviert (markiert) wird.
6. Jetzt haben Sie die Möglichkeit mit den Schaltflächen Änderungen annehmen und Änderungen ablehnen/Kommentare löschen einzelne oder alle Änderungen anzunehmen oder zu verwerfen. Angenommene oder verworfene Änderungen löschen alle nicht akzeptierten Versionen endgültig.
7. Wenn Sie im Menü Ansicht auf Markup klicken, werden alle Markups im Dokument ein- oder ausgeblendet.
8. Abschalten der Anzeige der Überarbeitungsfunktion:
   Word 2003 blendet die Überarbeitungsfunktion standardmäßig ein. So sollen die UserInnen merken, dass Empfänger von Word-Dokumenten diese Änderungen jederzeit ansehen können, wenn Sie die Überarbeitungsfunktion einschalten.
   Zum definitiven Abschalten der Änderungsfunktion deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgeblendete Markups beim Öffnen oder Speichern anzeigen auf der Registerkarte Sicherheit (Menü Extras - Optionen).
   Auch wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, sind vorhandene Überarbeitungn noch im Dokument vorhanden und können eingeblendet werden (Menü Ansicht - Markup).

Besonderheiten für Word 2007/10

• Anzeige der Überarbeitungsfunktion: Im Register Überprüfen finden Sie im Bereich Nachverfolgen alle oben beschriebenen Funktionen.
• Um die Nachverfolgung bequem ein- und ausschalten zu können integrieren Sie en entsprechenden Schalter in die Statusleiste:
  • Rechtsklick auf die Statusleiste
  • Häkchen vor Änderungen nachverfolgung setzen.
  • Den Status der Nachverfolgung ändern Sie jetzt bequem in der Statusleiste.
  • Um die Nachverfolgung für neue Dokumente dauerhaft abzuschalten, müssen Sie die Einstellung in der Dokumentvorlage vornehmen.
• Sicherstellen, dass nicht unbeabsichtigt Markups versandt werden:
  • Office-Schaltfläche (Word 2007) bzw. Menüband Register Datei, dann (Word)-Optionen
  • Vertrauensstellungscenter
  • Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter…
  • Datenschutzoptionen
  • Aktivieren Sie die Checkbox Vor dem Drucken, Speichern oder Senden einer Datei mit nachverfolgten Änderungen oder Kommentaren warnen.

Tipp getestet unter Word 2003, 2007, 2010