Excel ist wohl das ideale Werkzeug, zum Verwalten einer Handkassa oder ähnlicher einfacher Dokumentierungen. Dabei geht es im Prinzip um eine erweiterbare Liste mit den Buchungsdaten und Saldospalten, in denen die aktuellen Ergebnisse jederzeit abgelesen werden können. Mit ein wenig Vorarbeit erzeugen Sie eine Tabelle, die nur mehr die Buchungen erfordert und alles andere, auch die Erweiterung der Saldospalten in die neuen Zeilen automatisiert. Zusätzlich nehmen wir an, dass Einnahmen und Ausgaben auf die Konten "Dienstlich = D" und "Privat = P" aufzuteilen sind.

Der folgende Workaround ist für Excel 2007/10/13 erstellt (Was unter Excel 2003 anders ist, finden Sie am Endes dieses Tipps):

Vorbereiten der Tabellenstruktur

1. Tippen Sie in die Zellen A1 bis F1 die Spaltenüberschriften ein.
2. Formatierung: Formatieren Sie die Zelle A2 mit einem Datums-Zahlenformat und die Zellen D2 bis H2 als Zahl mit zwei Nachkommastellen.

Excel- "Tabelle" erstellen

So erzeugen Sie eine Excel-Tabelle, die automatisch erweitert wird:

1. Markieren Sie die Zellen A1 bis H2.
2. Menüband Register Einfügen, Gruppe Tabellen - Tabelle.
3. Im Dialog prüfen Sie nochmals, ob Sie den gewünschten Bereich gewählt haben (Wo sind die Daten für die Tabelle?) Sollte eine Korrektur notwendig sein, markieren Sie direkt im Arbeitsblatt den richtigen Bereich.
   Aktivieren Sie die Checkbox Tabelle hat Überschriften.
4. Schließen Sie den Dialog mit OK.
5. Das optische Erscheinungsbild der neuen Tabelle können Sie anpassen:
   • Klicken Sie in eine beliebige Zelle der Tabelle.
   • Im Menüband finden Sie jetzt die Tabellentools mit dem Register Entwurf.
   • Aus der Dropdownliste Tabellenformatvorlagen wählen Sie ein passendes Design.
   Die Tabelle sieht jetzt etwa so aus:

Die notwendigen Formeln

1. Das Erstellen der Formeln ist einfacher, wenn Sie zuerst in Zeile 2 den ersten Datensatz erfassen:
   Zelle A2: Datum (z.B. "13.02.2011")
   Zelle B2: Beschreibung (z.B. "Einlage")
   Zelle C2: "P" für "Privat"
   Zelle D2: Betrag (z.B. "250")
2. In die Zelle F2 kommt folgende Formel:
   =SUMMEWENN($C$2:C2;"D";$D$2:D2)-SUMMEWENN($C$2:C2;"D";$E$2:E2)
   Erklärung:
   • SUMMEWENN prüft im erten Argument einen bestimmten Bereich ($C$2:C2)
     Die Startzelle des Bereichs ist absolut gesetzt ($C$2), damit die Summierung immer ganz oben beginnt. Die Endzelle (C2) bleibt relativ, damit erweitert sich der Bereich beim Kopieren nach unten.
   • Das zweite Argument nimmt die Bedingung auf: Summiert wird nur, wenn in der Spalte C (Prüfbereich) der Eintrag "D" steht.
   • Das dritte Argument definiert die Zellen, die tatsächlis summiert werden sollen (Spalte D). Beachten Sie die Absolutsetzung (siehe erstes Argument).
   • Das war die Summe der Einnahmen. Davon ziehen wir die Summe der Ausgaben ab: "-SUMMEWENN($C$2:C2;"D";$E$2:E2)"
3. Für die Summe der privaten Positionen "P" gehen Sie in G2 sinngemäß vor.
   =SUMMEWENN($C$2:C2;"P";$D$2:D2)-SUMMEWENN($C$2:C2;"P";$E$2:E2)
4. Der "Kassastand ist dann ganz einfach zu berechnen":
   =SUMME(F2:G2)
   Hier ein Screenshot der Tabelle in diesem Zustand:

Datenerfassung

Mit Excel-Tabellen geht das ganz einfach:

1. Einen neuen Datensatz anfügen:
   Sie stehen in der letzten Zelle der letzten Tabellenzeile (also in H2) und tippen auf die -Taste.
   Schon haben Sie eine neue leere Zeile üfr die nächsten Daten zur Vefügung.
2. Die aktive Zelle ist jetzt die erste der nächsten Zeile (A3). Sie können also sofort das Datum eintippen.
3. Mit der -Taste bewegen Sie sich zur nächsten Zelle.
4. Leerzellen und Formelzellen überspringen Sie ebenfalls mit .
5. Am Ende der Tabellenzeile angelangt: Siehe Punkt 1.
   Und so sieht das Kassabuch mit einigen Einträgen aus:

So einfach geht's.

"Tabelle" unter Excel 2003 = 2003 "Liste"

Bis zur Version 2003 heißen die Excel-Tabellen Listen. Das Kapitel "" funktioniert daher anders:

1. Markieren Sie die Zellen A1 bis H2.
2. Menü Daten - Liste - List erstellen
3. Im Dialog prüfen Sie nochmals, ob Sie den gewünschten Bereich gewählt haben (Wo sind die Daten für die Tabelle?) Sollte eine Korrektur notwendig sein, markieren Sie direkt im Arbeitsblatt den richtigen Bereich.
   Aktivieren Sie die Checkbox Tabelle hat Überschriften.
4. Schließen Sie den Dialog mit OK.
5. Für die Liste gibt es leider nur eine Standardformatierung.
6. Der neue, leere Datensatz wird immer angezeigt, sobald sich die aktive Zelle innerhalb der Liste befindet.

Tipp getestet unter Excel 2003, 2007, 2010, 2013